Pendahuluan
Yesternight.id – Apakah Anda ingin mengetahui lebih jelas tentang arsip digital? Yuk simak artikel berikut ini Kami akan membahasnya lebih detail. Salah satu pekerjaan utama Administrator Kantor adalah melacak catatan perusahaan. Saat ini, para staf administrasi perkantoran juga harus menjaga arsip digital perusahaan dengan baik. Sebagai administrator kantor, Anda perlu mengelola dan mengendalikan arsip digital perusahaan dengan baik agar tidak menghambat produktivitas dan memungkinkan penyelesaian lebih banyak pekerjaan. Anda juga perlu memahami bahwa pengelolaan file digital dan fisik berbeda.
Definisi Arsip Digital
Garon mengatakan, koleksi digital adalah segala sesuatu yang tersimpan dalam sistem komputer dalam jangka waktu lama. Kata yang paling sering digunakan di komputer adalah “nama file”. Ada berbagai jenis perpustakaan digital, dan Anda mungkin sudah mengetahui beberapa di antaranya. Catatan digital suatu bisnis dapat mencakup kertas, gambar, film, musik, file audio, dan banyak lagi. Dapat menyimpan Program atau makalah di semua arsip digital. Yang penting adalah segala sesuatu di komputer yang dapat dijalankan, dibaca, dan disalin ke dalam memorinya.
Tujuan Arsip Digital
Bisnis menyimpan arsip digital karena berbagai alasan dan arsip ini lebih bermanfaat daripada arsip fisik. Alasan utamanya adalah arsip digital lebih baik daripada arsip asli dalam banyak hal.
Tujuan utama file digital adalah menjaganya agar tidak rusak sehingga orang dapat membaca atau menggunakannya kembali. Kertas yang disimpan dalam arsip fisik umumnya dimasukkan ke dalam map atau lemari. Namun kertas cepat rusak dan memiliki umur simpan. Arsip-arsip yang tersimpan pada kertas ini tidak akan bertahan lama dan cepat rusak.
Tujuan selanjutnya adalah membersihkan catatan perusahaan. Selain itu, arsip digital akan mudah ditemukan ketika dibutuhkan. Ruangan tersebut biasanya penuh dengan catatan kertas yang tersimpan di balik jeruji besi. Arsip lama juga akan mudah ditemukan karena arsip baru telah ditambahkan di atasnya. Salah satu contohnya adalah perpustakaan keuangan berdiri pada tahun 2016. Arsip tersebut diperlukan kembali pada tahun 2022, enam tahun setelah terakhir digunakan.
Namun, catatan-catatan tersebut telah tersimpan sejak lama sehingga sulit untuk menemukannya. Karena Anda menyimpan salinannya secara digital di komputer Anda, yang harus Anda lakukan untuk menemukannya adalah mengetikkan nama file dan tahunnya.
Manfaat Arsip Digital
Penyimpanan digital oleh bisnis membantu karyawan memaksimalkan waktu kerja mereka dalam banyak cara. Selain itu, masih banyak alasan lain mengapa mengelola arsip secara online merupakan ide bagus, seperti :
Keamanan yang Lebih Baik
Meskipun catatan dalam bentuk kertas berguna, catatan tersebut lebih besar kemungkinannya untuk hilang atau dicuri. Selain itu, orang yang ingin melakukan hal buruk terhadap perusahaan dapat memperoleh informasi pribadi dalam file kertas dengan lebih mudah. Lain ceritanya jika bencana alam merugikan bisnis. Karena hal-hal seperti kebakaran, banjir, dan tanah longsor, bisnis sering kali kehilangan banyak data dan informasi penting.
Penyimpanan catatan digital dapat membuat cadangan yang disimpan dengan aman di luar lokasi. Anda juga dapat mengakses arsip dari mana saja, sehingga Anda tidak perlu membawa file ke kantor atau pergi ke arsip untuk memeriksanya. Arsip digital dapat menjaga informasi bisnis tetap aman karena mudah disimpan, diedit, dan disalin. Hal ini juga menjaga agar data tidak hilang atau rusak secara tidak sengaja.
Ramah Lingkungan
Kertas umumnya digunakan untuk menyimpan sesuatu dalam arsip fisik, sehingga menghasilkan limbah. Road Runner melakukan penelitian yang menemukan bahwa 70 % sampah kantor adalah kertas. Perusahaan dapat mengurangi limbah kertas di kantornya dengan menggunakan pencatatan digital. Selain itu, penggunaan pencatatan digital juga menyelamatkan pohon, karena pohon adalah bahan baku utama pembuatan kertas.
Peningkatan Efisiensi
Semua orang di kantor dapat melihat dan mendistribusikan arsip digital dengan mudah, di mana pun mereka berada. Mereka akan lebih mudah bekerja sama dengan orang-orang dari departemen lain di kantor.
Selain itu, membuat rencana pembicaraan yang muncul secara tiba-tiba dapat melakukannya dengan cepat dan mudah. Karena pandemi COVID-19, sulit bagi pekerja untuk bekerja dari kantor. Arsip digital perusahaan akan mempermudah dan meningkatkan produktivitas.
Data Aktual (Real Time Data)
Melacak arsip digital akan memudahkan dalam menentukan pilihan yang membutuhkan data real-time. Selain itu, ini akan membuat segalanya lebih mudah dan menghentikan kesalahan.
Meninjau dan mencatat data dengan tangan dapat memakan banyak waktu dan menimbulkan kesalahan. Karena keakuratannya tidak sebaik saat menggunakan komputer. Mendapatkan informasi secara real time lebih mudah dengan arsip digital. Pada dasarnya, Anda dapat memeriksa atau mengubah informasi dalam file digital kapan saja sepanjang hari.
Langkah-langkah Penyimpanan Arsip Digital
Sangat mudah untuk menyimpan catatan digital untuk bisnis. Sebagai administrator, Anda mungkin mendapati bahwa langkah-langkah berikut menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan lebih baik:
a. Pilihlah tempat untuk menyimpan arsip tersebut seperti penyimpanan pada komputer atau menggunakan cloud storage seperti Google Drive
b. Buat folder sesuai dengan kebutuhan. Folder bisa terbagi menjadi:
- Tanggal pembuatan dokumen
- Divisi yang membuat dokumen (marketing, sales,dll)
- Acara atau event yang membutuhkan dokumen tersebut
- Folder dokumen rencana, revisi, dan dokumen terpakai
c. Biasakan membuat file dokumen secara online seperti menggunakan Google Docs, Google Spreadsheets, Google Slide, dan yang lainnya. Hal itu karena file secara otomatis akan tersimpan di Google Drive
d. Menyortir file yang dibuat secara offline untuk kemudian di-upload ke cloud.
Kekurangan dan Tips Menyimpan Arsip Digital
Setiap hal mempunyai kekurangan termasuk penyimpanan arsip digital perusahaan. Meskipun ada banyak keuntungan, perlu menanggulangi beberapa kekurangannya:
- Arsip mudah corrupted karena pada sistem komputer terdapat kerusakan atau perubahan
- Mudah hilang karena terkena malware atau virus
- Sebagian besar cloud storage harus menggunakan internet sehingga apabila tidak ada akses akan menyulitkan.
Untuk menanggulangi kekurangan tersebut, ada beberapa langkah yang bisa Anda lakukan yaitu:
- Saat kamu menyimpan di komputer, gunakan antivirus yang dapat melindungi PC dari virus.
- Bersihkan komputer atau perangkat secara berkala seperti menggunakan Cleaning Apps.
- Saat membuat revisi biasakan membuat file baru. Agar saat arsip rusak kamu masih memiliki cadangan file yang lama.
- Buatlah cadangan tempat penyimpanan dari arsip digital perusahaan tersebut. Misalnya, menggunakan hardware seperti hard disk, CD, atau membuat cloud cadangan.
Kesimpulan
Dalam dunia administrasi kantor modern, pengelolaan arsip digital menjadi kunci utama untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan informasi perusahaan. Daripada arsip fisik yang rentan terhadap kerusakan dan kehilangan, arsip digital tidak hanya memungkinkan akses yang mudah dan cepat, tetapi juga mendukung produktivitas dengan meminimalkan risiko kesalahan dan memudahkan kolaborasi antar departemen. Selain itu, dengan menyimpan data secara digital, perusahaan juga turut berkontribusi dalam menjaga lingkungan dengan mengurangi penggunaan kertas secara signifikan.