Pendahuluan
Yesternight – Digitalisasi memungkinkan untuk mendapatkan data lebih cepat, membuat lebih sedikit kesalahan, dan mengurangi biaya overhead. Beralih ke tanpa kertas memberi perusahaan Anda kekuatan untuk meningkatkan alur kerja dan menyederhanakan manajemen catatan. Inilah mengapa dokumen digital sangat penting untuk kesuksesan sebuah bisnis. Mereka juga memberi Anda kesempatan untuk menjaga banyak catatan kantor tetap pribadi. Ketika Anda menggunakan dokumen digital dalam layanan Anda, Anda akan memperbaruinya dengan praktik bisnis terbaru dan membuat klien Anda lebih bahagia pada saat yang sama.
Definisi Dokumen Digital
Dokumen digital adalah dokumen yang tidak perlu dicetak dalam bentuk aslinya. Misalnya, ini bisa berupa pembayaran yang dikirim melalui email sebagai file PDF. Solusi dokumen digital memudahkan baik pengirim maupun penerima untuk melihat informasi yang dikirimkan. Ini memudahkan untuk memasukkan data yang relevan ke dalam sistem ERP yang dipilih oleh agensi Anda atau perangkat lunak bisnis lainnya.
Perbedaan Dokumen Digital dan Dokumen Elektronik
Ada perbedaan antara “dokumen digital” dan “dokumen elektronik,” meskipun keduanya mungkin terdengar sama. Definisi sederhana dari dokumen elektronik adalah file yang mencakup data yang tidak berubah saat berpindah dari satu komputer ke komputer lainnya. Email, struk digital untuk pembelian, dan foto digital semuanya adalah contoh dari dokumen elektronik.
Di sisi lain, dokumen digital lebih baik untuk dikerjakan bersama. Kertas digital seperti file “hidup” karena mudah untuk diubah, diedit, dan dipindahkan melalui proses kerja. Dokumen digital, seperti faktur dan catatan pekerjaan, lebih baik daripada dokumen elektronik karena dapat diubah dengan mudah. Mereka juga lebih mudah digunakan daripada file kertas datar.
Contoh Dokumen Digital
Dokumen digital dapat digunakan untuk banyak hal, tetapi yang paling umum adalah catatan karyawan, dokumen hukum, pesan internal, aplikasi, dan tagihan. Setiap file ini memiliki fitur dan fungsi uniknya masing-masing. Ketika mereka diubah menjadi file digital, mereka menjadi lebih mudah diakses dan dipahami.
1. Catatan Personal
Rekam jejak karyawan adalah berkas yang berisi informasi tentang orang-orang yang bekerja untuk perusahaan Anda. Biasanya, staf HR yang bertanggung jawab atas catatan-catatan ini. Sebagian besar waktu, catatan personalia seorang karyawan mencakup informasi tentang lamaran kerja mereka, deskripsi pekerjaan, dan informasi gaji. Beberapa contohnya adalah dokumen perekrutan, ulasan kinerja, dan catatan gaji. (such as W-4s, beneficiary forms, and so on). Memastikan bahwa semua informasi pribadi tentang karyawan Anda terlindungi dengan baik adalah cara terbaik untuk menjaga data personel agensi Anda tetap terbaru.
2. Dokumen Hukum
Sejujurnya, catatan karyawan dan dokumen pengadilan kemungkinan akan bercampur pada suatu titik. Itu karena hal-hal seperti catatan medis, perjanjian kerahasiaan, dan pemeriksaan latar belakang semuanya legal dan berhubungan dengan karyawan. Mendigitalkan catatan-catatan ini memiliki banyak manfaat, seperti efisiensi yang lebih tinggi (karena catatan digital disimpan dalam basis data yang dapat dicari), biaya yang lebih rendah (karena memakan ruang yang jauh lebih sedikit), dan pengalaman yang lebih lancar bagi klien, yang merupakan apa yang mereka harapkan dari bidang hukum.
3. Komunikasi Internal
Istilah “komunikasi internal” menggambarkan berbagai cara tim di kantor yang sama berbicara satu sama lain dan bekerja sama. Ada banyak jenis berbagi informasi internal, seperti buku pegangan karyawan, memo dari atas ke bawah, komunikasi selama krisis, dan lainnya. Manajemen dokumen digital membantu strategi komunikasi internal keseluruhan agensi Anda dengan memudahkan pekerja untuk berbagi informasi satu sama lain dan berkomunikasi lebih cepat di dalam kantor.
4. Aplikasi
Jika Anda seorang calon bos, Anda harus berusaha membuat proses lamaran pekerjaan semudah mungkin. Ini memungkinkan orang-orang yang ingin bekerja untuk Anda tahu dengan jelas bagaimana dan di mana cara melamar, dan juga memudahkan staf HR Anda untuk menyortir aplikasi dan menemukan orang terbaik untuk pekerjaan tersebut. Formulir aplikasi digital benar-benar meningkatkan seluruh proses. Mereka memudahkan tim HR untuk menemukan orang-orang yang berkualitas dan mempercepat pencari kerja untuk menemukan peran yang sesuai dengan keterampilan mereka.
5. Faktur
Anda tidak perlu memindai kertas satu per satu ke dalam sistem Anda ketika menggunakan faktur digital. Ini menghemat banyak waktu yang bisa Anda gunakan untuk proyek lain yang menambah nilai. Faktur digital juga memastikan bahwa semua informasi benar, seperti nomor faktur, tanggal jatuh tempo, dan jumlah. Selain itu, penagihan digital menghemat uang Anda karena Anda tidak perlu membayar untuk pencetakan, pengemasan, dan pengiriman. Tagihan yang langsung masuk ke bank online penerima atau akun setara lainnya dapat mempercepat pembayaran kepada Anda.
Kelola Dokumen Digital Menggunakan Cloud
Manajemen dokumen berbasis cloud memudahkan perusahaan untuk mengatur file digital mereka. Ketika Anda menggunakan solusi cloud, semua file digital Anda tersimpan di satu tempat. Anda dapat melihatnya dari mana saja kapan saja. Menggunakan teknologi cloud juga memudahkan bisnis Anda untuk mematuhi semua jadwal retensi yang sedang berlangsung.
Manajemen konten cloud Image API, layanan gambar digital, dan otomatisasi proses digital semuanya dibuat untuk memberikan nilai nyata dan terukur dengan kecepatan digital. Banyak orang berpikir bahwa layanan cloud adalah cara yang paling aman dan terbaik untuk melacak semua dokumen masa lalu, masa kini, dan masa depan Anda. Jika Anda mengunggah dokumen-dokumen terpenting Anda ke cloud, Anda akan berada dalam perusahaan yang baik.
Ketika bisnis Anda bekerja dengan Image API, Anda dapat menyingkirkan tumpukan kertas dan lemari arsip tua yang rusak, dan sebaliknya menikmati semua manfaat dari dunia digital saat ini.
Kesimpulan
Dokumen digital memainkan peran penting dalam meningkatkan efisiensi bisnis dengan mengurangi biaya, kesalahan, dan ketergantungan pada kertas. Berbeda dengan dokumen elektronik yang statis, dokumen digital memungkinkan kolaborasi yang lebih baik karena dapat diedit dan dibagikan dengan mudah. Penggunaan dokumen digital seperti catatan karyawan, dokumen hukum, komunikasi internal, aplikasi, dan faktur mempermudah akses, pengelolaan, dan keamanan informasi. Dengan memanfaatkan teknologi cloud, perusahaan dapat menyimpan dan mengelola file digital secara lebih terorganisir dan aman, serta memastikan kelancaran operasional dengan biaya lebih rendah dan kecepatan lebih tinggi.