Pendahuluan: Tips Mengatur Dokumen Digital Bertanda Tangan Digital
Yesternight – Tips Mengatur Dokumen Digital Bertanda Tangan Digital. Di era digital ini, banyak bisnis telah berhenti menggunakan kertas atau kardus untuk menyimpan dokumen mereka. Ada tanda-tanda bahwa bisnis beralih ke angka
Di era digital ini, banyak bisnis telah berhenti menyimpan dokumen dengan cara lama, secara manual. Bisnis mulai beralih ke sistem digital karena dianggap lebih berguna dan aman. Selain itu, semakin banyak orang yang menggunakan tanda tangan digital, yang berarti menyimpan dokumen secara digital sekarang menjadi perlu.
File digital tetap perlu ditangani dengan benar, sama seperti file kertas. Dokumen digital tidak perlu tempat khusus untuk disimpan lagi, tetapi mereka tetap perlu disimpan dengan benar agar selalu mudah ditemukan. Itulah sebabnya file digital tetap perlu diatur dan rapi. Dalam cara apa Anda mengatur file digital agar tetap teratur? Baca tips-tips ini!
Satu Tempat untuk Seluruh Dokumen
Siapkan satu tempat untuk semua file digital Anda. Ini adalah salah satu hal terpenting yang dapat Anda lakukan untuk menjaga agar mereka tetap teratur. Ambil tempat itu dan sebutlah sebagai folder rumahmu. Anda akan dapat menemukan dokumen penting lebih cepat dengan cara itu.
Misalnya, orang yang menggunakan Windows biasanya menyimpan file digital mereka di area yang disebut “Dokumen dan Gambar Saya.” Anda dapat menyimpan dokumen digital dengan tanda tangan digital di drive lain, meskipun demikian. Cukup ubah sesuai kebutuhan bisnis Anda.
Buat Sub-folder di Dalam File.
Jumlah file digital yang disimpan di folder utama pasti akan bertambah seiring waktu. Menempatkan barang-barang ke dalam subfolder di dalam folder utama akan memudahkan untuk menemukan barang-barang tersebut. Atur folder-folder dengan cara yang sesuai untuk Anda dan tim Anda.
Anda dapat mengatur grup berdasarkan tahun, bulan, minggu, dan tanggal, misalnya. Artinya, ketika Anda membuka folder utama, Anda akan melihat file dengan nama tahun seperti 2020, 2019, 2018, dan seterusnya. Kemudian ada file-file di dalam folder tahun yang dinamai berdasarkan bulan, seperti Januari, Februari, Maret, dan seterusnya. Tidak peduli folder mana yang Anda buka, selalu ada folder mingguan di dalamnya dengan folder harian di dalamnya.
Sebagai alternatif, divisi juga dapat digunakan untuk menamai subfolder yang digunakan untuk mengelola file digital. Ini bekerja dengan baik untuk bisnis kecil yang tidak memiliki banyak file digital tetapi tetap membutuhkan satu folder utama untuk semua departemen mereka. Kemudian, di dalam folder utama, ada subfolder untuk setiap departemen, seperti penjualan, pemasaran, pembayaran, dan seterusnya.
Beri Nama yang Jelas dan Spesifik pada Dokumen
Silakan beri nama lengkap pada file digital atau dokumen Anda. Tujuannya adalah untuk memberi tahu Anda apa yang ada di dalam file tanpa harus membacanya. Pastikan nama kontrak karyawan yang ditandatangani secara digital lebih dari sekadar “dokumen kontrak.” Nama seperti “Kontrak Pemasaran Budi 20180701” akan memudahkan untuk menemukannya.
Dengan cara itu, Anda bisa langsung tahu bahwa file tersebut adalah kontrak karyawan Budi dari departemen pemasaran. File tersebut terakhir diperbarui pada 1 Juli 2018, dan ditandatangani secara online.
Perlindungan lebih terhadap dokumen bersifat sensitif
Beberapa dokumen, seperti laporan keuangan atau dokumen yang menunjukkan kerja sama dengan klien, mungkin perlu dijaga kerahasiaannya lebih dari yang lain. Karena itu, Anda juga perlu melindungi dokumen-dokumen ini dengan lebih baik. Tanda tangan digital, bukan hanya pemindaian tanda tangan basah, adalah salah satu cara terbaik untuk melakukannya.
Ini karena sertifikat elektronik yang berfungsi sebagai keamanan terintegrasi ke dalam tanda tangan digital seperti VIDA Sign. Ketika tanda tangan digital ditambahkan ke dokumen digital, sertifikat elektronik akan menyimpan semua detail penting tentangnya, seperti nama penandatangan dan waktu tanda tangan dibuat. Lisensi elektronik juga akan mencatat setiap perubahan yang dilakukan pada dokumen, sehingga memudahkan untuk melacaknya. Anda juga dapat mencegah pemalsuan dan penyalahgunaan tanda tangan.
Biasanya juga ada layanan berbagi folder dan dokumen bagi orang-orang yang menggunakan layanan penyimpanan berbasis cloud untuk menjaga file digital mereka tetap teratur. Untuk menjaga file pribadi tetap aman, gunakan alat berbagi untuk membatasi jumlah orang yang dapat melihat folder tertentu dan melihat dokumen Anda.
Cek Folder Penyimpanan Secara Rutin
Meskipun Anda telah mengelompokkan semua file digital Anda dan menyimpannya dengan rapi, Anda tetap perlu memeriksanya secara berkala. Dalam hal ini, sekali seminggu hingga sekali sebulan. Luangkan waktu untuk melihat apa yang ada di folder penyimpanan. Sebagian besar waktu, Anda akan menemukan dokumen lama yang sudah tidak diperlukan lagi. Ketika Anda sudah siap, Anda bisa menghapusnya segera untuk memberi ruang bagi dokumen digital baru.
Namun, ingatlah bahwa sebelum Anda menghapus file digital, Anda harus memastikan bahwa file tersebut tidak akan digunakan lagi. Seseorang di tempat kerja atau bos Anda bisa memberi tahu Anda tentang hal ini.
Sekilas, mengatur file digital mungkin terlihat sederhana dan mudah. Namun, jika Anda perlu menyimpan banyak dokumen, Anda memerlukan struktur yang jelas agar mudah menemukan dokumen yang Anda butuhkan seiring waktu. Ketika dokumen terorganisir dengan baik dan mudah ditemukan, karyawan akan melakukan pekerjaan yang lebih baik dan dapat dimintai pertanggungjawaban. Ini berarti Anda dapat mulai menyimpan file digital dengan lebih baik mulai sekarang.