Pendahuluan
Yesternight – Sistem manajemen dokumen digital (DDMS) menyederhanakan pengelolaan, penyimpanan, dan akses dokumen elektronik. Sistem ini membantu bisnis mengatur file digital, mengurangi penggunaan kertas, dan meningkatkan efisiensi. Dengan fitur-fitur seperti enkripsi dan kontrol akses, DDMS memastikan dokumen tetap aman. Sistem ini juga mendukung kolaborasi tim secara real-time dan memungkinkan akses jarak jauh. DDMS berfokus pada digitalisasi dokumen, sedangkan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) menangani seluruh siklus hidup dokumen. Bisnis perlu memilih sistem yang sesuai dengan tujuan dan kebutuhan pengelolaan dokumen mereka.
Definisi Sistem Manajemen Dokumen Digital
Sistem manajemen dokumen digital (DDMS) adalah perangkat lunak yang membantu Anda mengatur, menyimpan, menangani, dan melacak salinan elektronik dokumen dan foto. Kontennya biasanya merupakan campuran antara file digital dan gambar benda-benda yang dicetak di atas kertas. Sistem manajemen dokumen digital sekarang menjadi bagian penting dari banyak bisnis. Mereka menyimpan banyak informasi di satu tempat sehingga pengguna dapat dengan mudah dan aman mengakses banyak dari informasi tersebut, tanpa harus “mencari” melalui berkas fisik yang besar.
Solusi manajemen dokumen digital sering dipilih oleh bisnis untuk membuat proses yang dulunya dilakukan di atas kertas menjadi lebih efisien. Sistem manajemen dokumen digital memudahkan untuk menyimpan, mengatur, dan menemukan dokumen. Mereka juga memungkinkan untuk memindai dan menandai dokumen kertas, yang kemudian disimpan secara elektronik. Orang-orang yang dulu menyimpan dokumen di atas kertas sekarang dapat memindainya dan menyimpannya sebagai file digital seperti PDF sebagai bagian dari peralihan ke manajemen dokumen online.
Manfaat Menggunakan Sistem Managemen Dokumen Digital
- Memungkinkan pengaksesan dokumen dari mana saja dan kapan saja.
- Mengotomatiskan tugas-tugas rutin, seperti perutean dokumen, proses persetujuan, dan pengarsipan.
- Mematuhi standar hukum dan peraturan dengan memelihara catatan terperinci dan jejak audit.
- Meningkatkan efisiensi dengan menyederhanakan proses pengambilan dan pengelolaan dokumen, menghemat waktu, meminimalkan proses manual, dan menyediakan penyimpanan, pengambilan, dan pembagian dokumen yang cepat dan mudah.
- Mempercepat kesinambungan bisnis dan upaya pemulihan bencana, dengan memungkinkan salinan digital dokumen tersimpan dalam sistem manajemen dokumen digital daripada melalui dokumen kertas yang rumit dan rawan kerusakan.
- Meningkatkan pengorganisasian dokumen dengan pengindeksan dan kategorisasi dengan penandaan.
- Memanfaatkan kontrol akses untuk menetapkan izin pengguna tertentu guna mengontrol siapa yang dapat mengakses dokumen dan apa yang dapat mereka lakukan dengannya.
- Mengurangi biaya yang terkait dengan penanganan, pencetakan, dan penyimpanan fisik yang diperlukan untuk dokumen kertas.
- Mengurangi ruang penyimpanan fisik dengan mendigitalkan dokumen.
- Mengamankan penyimpanan dokumen dengan fitur keamanan yang tangguh, termasuk enkripsi, autentikasi, kontrol akses, dan log aktivitas.
- Mendukung lingkungan kerja kolaboratif dengan memungkinkan banyak pengguna untuk mengakses dan mengedit dokumen secara bersamaan.
- Melacak perubahan dan memelihara versi dokumen sebelumnya untuk menyediakan informasi terkini dan akses ke aktivitas masa lalu.
Perbedaan Antara EDMS dan DDMS
Banyak orang sering menggunakan istilah sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) dan sistem manajemen dokumen digital (DDMS) untuk merujuk pada hal yang sama, padahal keduanya memiliki perbedaan. Keduanya meningkatkan efektivitas organisasi, memudahkan kerja sama, menjaga data tetap aman, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan, namun melakukannya dengan cara berbeda. Penting bagi bisnis untuk mengetahui perbedaan antara sistem manajemen dokumen digital dan sistem manajemen dokumen elektronik agar mereka dapat memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.
EDMS: Solusi Siklus Hidup Konten Holistik
Sebagian besar waktu, sistem manajemen dokumen elektronik memiliki lebih banyak fitur daripada sistem manajemen dokumen digital. Tugas utama sistem-sistem ini adalah menangani seluruh siklus hidup dokumen, dari saat mereka pertama kali dibuat hingga saat mereka tidak lagi dibutuhkan atau bahkan saat mereka dihancurkan. Pengembang membuat dan menyesuaikan sistem manajemen dokumen elektronik untuk mendigitalkan dokumen kertas serta menyimpan, mengatur, dan membuatnya tersedia.
Integrasi dengan sistem dan proses lain adalah fitur umum dari sistem manajemen dokumen elektronik. Ini termasuk sistem manajemen konten perusahaan (ECM), sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM), perangkat lunak sistem informasi sumber daya manusia (HRIS), perangkat lunak akuntansi dan keuangan, platform kolaborasi konten, dan alat manajemen proyek.
Koneksi-koneksi ini membuat alur kerja lebih mudah dengan memungkinkan data mengalir dengan mudah antara berbagai fungsi. Inilah sebabnya mengapa sistem manajemen dokumen elektronik adalah pilihan yang baik bagi bisnis yang ingin menangani semua konten dan dokumen mereka di satu tempat. Mengelola file teknik dan informasi teknis sering dilakukan dengan sistem manajemen dokumen elektronik. Inilah sebabnya perusahaan manufaktur, konstruksi, dan teknik yang berurusan dengan gambar-gambar rumit, cetak biru, dan dokumen teknis lainnya memilih sistem-sistem ini.
DDMS: Berfokus pada Digitalisasi Konten
Sistem manajemen dokumen digital, di sisi lain, lebih fokus pada pembuatan, pengelolaan, dan penyimpanan dokumen dalam bentuk digital seperti PDF, dokumen Word, dan lembar kerja Excel. Sistem manajemen dokumen digital memiliki alat canggih untuk mengelola file digital. Fitur-fitur ini mencakup alat untuk bekerja sama secara real-time, penyimpanan di cloud, akses dari jauh, dan alat pencarian serta penemuan yang lebih baik. Seringkali, algoritma AI dan pembelajaran mesin menjalankan sistem manajement dokumen digital.
Bisnis sering menggunakan sistem manajement dokumen digital untuk memanfaatkan fitur canggih dalam bekerja sama dan menangani dokumen. Sistem-sistem ini mengotomatiskan tugas-tugas yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti mengirim dokumen untuk disetujui atau disimpan. Mereka juga mengarsipkan dokumen berdasarkan jadwal yang ditentukan untuk pengelolaan data yang lebih efisien.
Penting bagi sebuah perusahaan untuk memutuskan apakah mereka membutuhkan sistem manajemen dokumen digital atau sistem manajemen dokumen elektronik. Ini perlu dipikirkan dengan hati-hati untuk memastikan jawaban tersebut sesuai dengan tujuan bisnis. Sebagian besar waktu, sistem manajemen dokumen elektronik lebih cocok untuk bisnis yang memindai catatan kertas ke dalam sistem. Sistem ini menjadi bagian dari rencana manajemen konten yang lebih besar untuk efisiensi. Di sisi lain, sistem manajement dokumen digital lebih cocok untuk bisnis yang mengutamakan kecepatan, kolaborasi tim, dan akses jarak jauh.
Kesimpulan: Manajemen Dokumen Digital
Sistem manajemen dokumen digital (DDMS) mempermudah pengelolaan dan penyimpanan dokumen elektronik secara efisien. Sistem ini menghemat waktu, mengurangi biaya, dan meningkatkan keamanan dokumen dengan fitur seperti enkripsi dan kontrol akses. DDMS juga mendukung kolaborasi tim melalui penyimpanan cloud dan akses jarak jauh. Perbedaan utama antara DDMS dan EDMS terletak pada fokus penggunaannya. DDMS lebih menekankan digitalisasi dan pengelolaan file digital secara efisien. Sedangkan EDMS mengelola seluruh siklus hidup dokumen, dari pembuatan hingga penghancurannya. Pilihan antara keduanya bergantung pada kebutuhan bisnis terkait pengelolaan dokumen dan kolaborasi tim.