Pendahuluan: Benefit Dokumen Digital
Yesternight – Temukan benefit dokumen digital untuk bisnis Anda, dari keamanan lebih baik hingga efisiensi yang lebih tinggi. Untuk sebuah bisnis tumbuh, perlu menemukan cara untuk menjadi lebih efisien. Jika pekerja Anda masih menghabiskan waktu untuk memeriksa berkas dan dokumen, Anda akan membuang banyak waktu dan uang. Mendigitalkan catatan dan dokumen Anda dapat membantu bisnis Anda, pekerja Anda, dan bahkan pelanggan Anda dalam banyak cara.
Berikut Benefit dari Dokumen Digital
Jika perusahaan Anda belum melakukannya, Anda harus segera menetapkan metode yang menggunakan dokumen ini. Berikut adalah beberapa hal baik tentang menggunakan kertas elektronik.
1. Keamanan yang Lebih Baik
Meskipun catatan kertas berguna dan masih digunakan hingga hari ini, catatan tersebut lebih mungkin hilang atau dicuri. Selain itu, mata-mata dari pesaing bisnis dapat lebih mudah mengakses informasi pribadi pada dokumen kertas. Kebakaran atau banjir dapat merugikan bisnis Anda dan menyebabkan Anda kehilangan banyak catatan dan informasi penting. Koran elektronik, di sisi lain, memungkinkan Anda membuat cadangan yang aman dan dapat diakses dari mana saja.
Ketika Anda menggunakan sistem dokumen elektronik, lebih mudah untuk mengontrol siapa yang dapat melihat informasi apa dan mencegahnya hilang atau rusak secara tidak sengaja. Sistem dokumen elektronik tidak hanya menjaga informasi terkini tetap aman, tetapi juga memungkinkan Anda menggunakan formulir terenkripsi, tanda tangan elektronik, dan menghapus informasi pribadi. Anda dapat yakin bahwa data penting Anda aman, dan perusahaan akan mengikuti semua aturan tentang transaksi dan informasi internet.
2. Lebih Aman bagi Lingkungan
Ada berapa lembar kertas di kantor? Dengan semua formulir, catatan, dan dokumen yang Anda cetak, berapa banyak lembar kertas lagi yang Anda butuhkan? Sebuah studi dari Road Runner di masa lalu menemukan bahwa kertas menyumbang 70% dari semua limbah kantor, menjadikannya jenis sampah kantor yang utama.
Mungkin akan lebih aneh lagi mengetahui bahwa rata-rata pekerja kantor menggunakan sekitar 10.000 lembar kertas setiap tahunnya. Beberapa catatan mungkin selalu perlu dicetak di atas kertas, tetapi mengurangi penggunaan kertas yang tidak diperlukan dapat menyelamatkan ribuan pohon setiap tahun. Karena ini, metode dokumen elektronik lebih baik untuk lingkungan.
3. Menghemat Ruang
Ini bisa memakan banyak ruang dan biaya lebih banyak untuk menyimpan dokumen kertas. Perusahaan terkadang memiliki begitu banyak catatan kertas sehingga mereka membutuhkan ruang sendiri untuk menyimpannya semua.
Jelas bahwa menyimpan terlalu banyak catatan kertas menghabiskan uang ekstra. Dengan beralih ke sistem dokumen elektronik, Anda menghemat uang dan ruang yang seharusnya digunakan untuk dokumen kertas. Ruang tambahan dapat digunakan untuk tugas-tugas lain dan bahkan dapat membuat sistem pengarsipan lebih mudah digunakan.
4. Meningkat Efisiensi Bisnis
Lebih mudah untuk mengakses dan membagikan file digital daripada file kertas. Anda hanya perlu koneksi internet dan perangkat elektronik untuk melihat dan berbagi dokumen elektronik secara online.
Dokumen elektronik membuatnya cepat dan mudah untuk mengirim file kepada orang-orang di tempat yang berbeda atau mengatur pertemuan pada menit terakhir. Tidak hanya kertas elektronik menghemat waktu, tetapi juga sangat mudah digunakan karena Anda dapat dengan cepat mendapatkan tanda tangan elektronik.
5. Data Real-Time
Sangat penting untuk memilih solusi penyimpanan digital untuk dokumen Anda jika bisnis Anda masih membuat keputusan penting berdasarkan data. Meninjau dan menambahkan data secara manual memakan banyak waktu dan dapat menyebabkan kesalahan.
Lebih mudah bagi bisnis untuk mendapatkan informasi waktu nyata ketika mereka menggunakan dokumen elektronik. Anda dapat memeriksa atau mengubah informasi dalam dokumen elektronik kapan saja sepanjang hari. Jika bisnis Anda perlu bergerak cepat, hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah mendapatkan sistem dokumen elektronik.
Sistem dokumen dan penyimpanan berbasis kertas dan ruang fisik tidak efisien, buruk untuk bumi, dan tidak aman. Menerapkan sistem dokumen elektronik untuk bisnis Anda akan membantu Anda meningkatkan operasi dan mengurangi biaya.
Kesimpulan: Benefit Dokumen Digital
Menggunakan sistem dokumen elektronik memberikan banyak keuntungan bagi bisnis, mulai dari keamanan yang lebih baik hingga efisiensi yang lebih tinggi. Dengan mendigitalkan catatan, bisnis dapat melindungi informasi penting dari kehilangan atau pencurian, mengurangi penggunaan kertas yang berdampak buruk bagi lingkungan, serta menghemat ruang penyimpanan fisik. Selain itu, dokumen digital memudahkan akses dan berbagi informasi secara real-time, meningkatkan produktivitas dan mempercepat pengambilan keputusan. Penerapan dokumen elektronik tidak hanya mendukung kelancaran operasi bisnis, tetapi juga membantu mengurangi biaya dan meningkatkan keberlanjutan. Dengan demikian, beralih ke sistem digital merupakan langkah cerdas untuk menciptakan bisnis yang lebih efisien dan ramah lingkungan.